L'acquisition est, en général, le fait d'obtenir ou d'acheter des biens et des services. Souvent considéré comme quelque chose d'aussi simple qu'un achat ordinaire, tout processus d'acquisition comprend en réalité la préparation et le traitement d'une demande ainsi que le reçu et l'approbation du paiement. L'acquisition d’une flotte ne fait pas exception de par ses tâches, même si elles peuvent être considérées comme des étapes simples, elles nécessitent un processus de préparation détaillé.
La question « Qu'est-ce que ‘l'acquisition d’une flotte’ signifie vraiment ? » pourrait obtenir une réponse simple : ce n'est rien de plus compliqué que le fait d'acheter des choses. Mais si vous approfondissez la question, vous pourriez effectivement voir que l'acquisition d’une flotte est l'achat de biens ou de services d'une certaine qualité et quantité, achetés à un moment précis, auprès du meilleur fournisseur, avec des conditions optimales et généralement soumis à une sorte d’obligation contractuelle. Si vous pensez à quelque chose d'aussi simple que de vous procurer des fournitures de bureau, cela peut être trompeur, mais si vous analysez les tâches d'un gestionnaire de flotte, vous remarquerez qu'il y a des phases dans le processus d’acquisition et que l'achat n'est pas immédiat. Ce processus nécessite de la préparation, de la stratégie et du contrôle.
Lorsqu'on a affaire à un processus d'acquisition de flotte, une autre erreur typique est de considérer l’obtention de véhicules comme l’objectif final dans le processus d'acquisition d’une flotte. À vrai dire, pour la plupart des flottes, le processus prend en considération beaucoup plus que cela, et inclut par exemple les pneus, le carburant, l'assurance, les pièces de rechange, les composants et pas seulement le bien corporel. Les services complémentaires tels que la maintenance, la location de véhicules, la formation des conducteurs et la technologie de gestion de flotte doivent également faire partie du processus d'acquisition.
L'acquisition d’une flotte nécessite une évaluation approfondie des éléments nécessaires avant que le processus n’ait lieu pour s'assurer que l'entreprise se retrouve avec des ressources suffisantes, des biens et des services. Ce n'est pas une tâche facile, elle implique d’envisager toutes les options possibles. Il faut aussi être capable de savoir ou de prédire exactement ce que la flotte coûtera à l'entreprise. Ce processus est certainement l'un des plus importants pour les gestionnaires de flottes. La prise de décision à long terme est, en fin de compte, ce qui dicte l'avenir de la flotte, affecte la réputation d'une entreprise et, par conséquent, la carrière du gestionnaire de flotte.
Le processus d'acquisition d’une flotte doit être effectué en négociant les conditions et les prix, en garantissant le contrat le plus avantageux et en assurant que tout fonctionne au profit de l'entreprise. La haute direction devrait comprendre cela et faire tout ce qui est en son pouvoir pour optimiser le processus afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles sur le long terme. L'idée est que la direction collabore mutuellement avec le gestionnaire de flotte, en lui demandant de décrire le produit ou le service en cours d'acquisition, de donner un aperçu de son fonctionnement et de décrire l’impact qu’il a sur la flotte. Cela inclura tout, de la technologie aux accords de service, des véhicules aux rapports de gestion de flotte.
Le succès d'un processus d'acquisition nécessite donc beaucoup plus qu’un simple coup d'œil sur les prix et le choix du coût le plus bas. Atteindre ces objectifs de coûts peut être considéré comme plus facile que la collaboration entre la haute direction et l’équipe de gestion de flotte. Si cela échoue, le succès durable n'est pas garanti. En revanche, s’ils travaillent tous les deux pour le bien-être mutuel, étant donné que le succès d'un gestionnaire de flotte fait partie intégrante du succès de l'entreprise, ils feront en réalité le premier pas vers un résultat favorable.
