Malgré ce que la plupart des gens pensent, l'acquisition d'une flotte est tout sauf simple : cela nécessite certaines compétences, certain nombre de participants et une stratégie solide afin de se procurer une liste de réflexions pour se lancer sereinement dans l'achat.
Ce processus soi-disant simple et qui assure un résultat favorable peut souvent être menacé par certaines tendances récurrentes qui semblent suivre de près les entreprises exploitant des flottes. Quels sont alors les trois principaux ennemis d’un processus fiable concernant l'acquisition d’un flotte ?
L’acquisition est souvent considérée comme une activité principalement traitée par les directeurs financiers ou les personnes directement liées au financement. En revanche, elles n'ont souvent pas la même expertise que les gestionnaires de flotte ou toute personne impliquée dans la gestion des véhicules et des conducteurs. De faibles antécédents en matière de gestion de flotte peuvent souvent être la cause d'un processus d'acquisition de flotte inefficace ou qui ne se concentre pas sur les besoins réels de la flotte.
Qu'une société soit en développement, qu'elle change ou réorganise ses ressources (ce qui n’est pas forcément une mauvaise chose), il pourrait y avoir une certaine confusion au sujet des rôles ou des différents niveaux de gestion impliqués dans le processus d'acquisition. Cela pourrait potentiellement mener à une discussion avec la direction concernant la stratégie afin d’éviter toute confusion au détriment des conseils des experts de flotte. L'apport du gestionnaire de flotte est indispensable dans ces processus et ne peut pas être négligé.
Le contrôle des coûts figure en haut de la liste des priorités pour une flotte mais il pourrait être considéré soit comme un aspect individuel, soit de manière plus globale. Si on le considère individuellement, il est fort probable que les employés peu familiers avec les pratiques relatives à la gestion de flotte se concentre uniquement sur la réduction des coûts et non sur ce qui est le plus approprié en termes d'acquisition de biens et/ou sur les démarches les plus appropriées à long terme. Dans le processus d’acquisition, demander le meilleur taux ou le coût le plus bas fait partie intégrante de la négociation. En revanche, les biens ou les services doivent être évalués en fonction de leurs caractéristiques et de leur adaptabilité à l'entreprise. Cela pourrait ne pas être forcément compatible avec le coût le plus bas.