Bien que la conformité soit le mot d'ordre du moment et que le coût de la non-conformité soit notoire, les gestionnaires de flottes ont tendance à être plus préoccupés par l'échec d'un audit ou par l'obtention d'une amende (ce qui a un impact direct sur le porte-monnaie) que par les conséquences sur la sécurité de la non-conformité pour les conducteurs, les employés et les autres usagers de la route. Ils ne considèrent pas non plus les dommages potentiels à la réputation de l'entreprise en cas d'accident ou de blessure associés à des manquements à la conformité.
La conformité est également considérée comme difficile sur le plan technique pour les gestionnaires de flottes. Elle nécessite de se conformer aux exigences légales sur différentes questions liées à la flotte, aux conducteurs et aux véhicules. Il pourrait donc être tentant d’ignorer des étapes. Mais même de petites failles peuvent être considérées comme un non-respect, et il suffit de peu pour qu’une entreprise soit en dehors de ce qui est légalement requis.
A tous points de vue, la non-conformité est un comportement risqué, dangereux et coûteux que nous devons éviter. Quelles seraient donc les meilleures pratiques ou attitudes pour l'éviter ?
1 - Analyser de manière proactive
Pensez aux problèmes potentiels qui pourraient être liés à la non-conformité, ainsi qu'aux principes de base de la conformité. Faites une liste avec tous les points associés et classez les dans différents groupes (aptitude du conducteur, vérifications du véhicule par exemple) pour détecter s'il y a un aspect qui nécessite une action ou une révision.
2 - Créer des processus stables le plus tôt possible
Vous devriez avoir un système complet de processus contrôlant la conformité de votre flotte concernant la gestion de la documentation, des revues internes, des programmes de contrôle, des programmes de formation et des processus de mesures correctives. Les étapes du processus global devraient être suivies régulièrement, pas seulement en cas d'une éventuelle vérification, et être planifiées sur un calendrier ou examinées assidûment.
3 - Partagez la valeur de la conformité dans votre entreprise
Faire de la conformité un élément important de la culture d'entreprise est essentiel pour prévenir les infractions. La conformité ne devrait pas être limitée au service de la santé, de la sécurité ou de la qualité, mais devrait être partagée avec tous les employés. Tout le monde est concerné.
4 - Soyez préparés à de nouvelles exigences
Les exigences légales peuvent changer et varier, vous devez donc vous préparer à toute nouvelle modification des exigences. Demandez l’avis d’experts et essayer de vous tenir au courant de l'entrée en vigueur de toute nouvelle loi et de ses conséquences éventuelles sur l'activité de votre flotte.