Nous avons analysé à de nombreuses reprises les avantages de l’automatisation de la gestion de flotte grâce à une technologie spécialisée. Si les raisons positives de passer à un système électronique sont évidentes, il semble encore que les petites entreprises aient tendance à considérer que ces systèmes ne sont applicables qu'aux grandes flottes. Mais même dans les petits parcs automobiles, la gestion manuelle de flotte comporte des coûts cachés pouvant affecter une flotte de n’importe quelle taille.
Alors, quels sont les coûts de la gestion manuelle de la flotte que la plupart des entreprises ne connaissent pas ?
Nous listons ici les cinq principaux coûts cachés de la gestion manuelle de la flotte :
- L’impression de livres et le temps consacré à cela
La tenue de registres de flotte, par exemple, les registres de transport ou tout ce qui concerne la conformité, comme les listes de vérification ou les journaux de bord, exigent énormément de temps pour être imprimés et publiés, ce qui est coûteux en termes de travail, de ressources et de papier, sans parler de l’environnement hostile.
- Le travail administratif
La validation, la collecte et l'enregistrement des documents exigent des ressources administratives substantielles pour être effectués correctement et sont toujours sujets aux erreurs potentielles qui sont très peu probables avec les méthodes technologiques d'enregistrement.
- Transformer l’information en données
Après les différentes étapes nécessaires pour collecter les informations manuellement, il reste encore le coût de tout le travail nécessaire pour collecter l'information et la compiler en données pouvant être utiles ultérieurement. Avec l'inconvénient supplémentaire que l'information enregistrée manuellement peut encore être sujette à une erreur humaine ou rester obscure, de sorte que les résultats finaux ne soit pas fiables et entraînent peu d’avantages.
- Les coûts de stockage
Si tout est inscrit sur papier, imaginez le volume de documents que votre entreprise doit traiter et combien de temps est nécessaire pour les classer et y accéder rapidement en cas de besoin. Imaginez la tranquillité d’esprit que procure le fait de savoir que tout ce dont vous pourriez avoir besoin est disponible en quelques clics !
