Bien que nous vivions dans une période de grandes avancées technologiques et possédions des outils rendant notre vie plus facile (y compris les gestionnaires de flotte), les entreprises choisissent toujours de gérer leur flotte sur base de saisies manuelles telles que des tableurs. Elle sont souvent inquiètes du coût ou appréhendent l’utilisation d’un système moderne qui effectuerait les mêmes tâches.
En réalité, le temps passé à enregistrer manuellement les données de flotte est gâché car il ne fournit pas une image précise de la situation de vos véhicules. Même si certaines personnes préfèrent annoter des tableurs ou des feuilles de calcul, cette méthode est beaucoup plus sujette aux erreurs. Quelles sont alors les principales raisons qui font que vous ne devriez plus utiliser des solutions manuelles lorsque vous gérez votre flotte ? Pourquoi devriez-vous passer à l’automatisation et vous aidez de la technologie ?
Nous détaillons certaines de ces raisons :
1. Plus de paperasse et de documents
Si vous utilisez seulement des papiers et des documents numériques, comme des feuilles de calcul, pour enregistrer l’activité de votre flotte plutôt qu’une solution technologique, vous ne ferez qu’accroître la quantité de papier transitant au sein de votre entreprise et donc le temps passé à traiter ces données.
2. Pas de visibilité sur les coûts et les processus de l’entreprise
Votre feuille de calcul ne contient probablement que des informations partielles (relativement subjectives) sur l’activité et sur les coûts de votre flotte, vu que les enregistrements ont été effectués par un employé sans l’aide de géolocalisation ni de technologie. C’est une pratique assez dangereuse car elle peut mener à des hypothèses erronées concernant le statut de votre flotte pouvant induire de mauvaises décisions stratégiques.
3. Difficulté à partager les données
Si vous utilisez des méthodes manuelles, cela peut vite être compliqué de partager les données parmi votre équipe ou de préciser qui a accès à quelle donnée. En dehors de cela, les données peuvent être encodées par un individu de telle manière qu’elles ne sont pas forcément compréhensibles par les collègues. Elles peuvent ne pas être tout à fait objectives.
4. Difficulté à identifier les progrès nécessaires
En collectant les données manuellement, les erreurs arrivent plus facilement à cause d’une mauvaise saisie ou de données pas assez récentes (exemple d’une facture de carburant qui daterait d’il y a quelques semaines). De cette façon, c’est difficile de voir quels sont les potentiels d’amélioration de votre flotte.
5. Mauvais qualité des données de flotte
A nouveau, des erreurs dans la saisie des données, l’impossibilité de fournir des données actuelles ou le retard dans cette saisie à cause de cette tâche fastidieuse peuvent nuire à la qualité de vos données et/ou de vos indicateurs de flotte.
