Après avoir étudié les coûts fixes, il convient d'examiner les coûts variables et semi-variables, nécessaires à l'exploitation d'un véhicule de société. Cependant, ces coûts varient d'un mois à l'autre et tendent à être moins prévisibles sous l’effet des variations du volume de travail ou des facteurs macro-économiques.
Les principaux coûts variables dont vous devez tenir compte sont les suivants :
Le carburant : chaque jour, les véhicules en consomment beaucoup. Par conséquent, la consommation de carburant représente généralement le coût variable le plus élevé d’une flotte. Auparavant, les coûts de carburant représentaient jusqu'à 25 % du budget d'exploitation. Avec l'augmentation des prix, les propriétaires-exploitants doivent prendre en main leurs processus de gestion du carburant en budgétisant les dépenses et en adoptant des mesures proactives pour réduire les coûts de consommation de carburant des véhicules de société.
Entretien et réparation : les machines complexes n’ont pas vocation à être éternelles. Elles doivent donc être régulièrement inspectées et entretenues. Le coût de cette catégorie dépend de la philosophie de votre entreprise en matière de maintenance préventive. Si vous prenez soin de vos véhicules et que vous établissez des calendriers réguliers d'entretien à sec et en milieu humide, vous pouvez augmenter la durée de vie de chacun des véhicules de votre flotte.
Péages : selon l'endroit où vous exercez votre activité, vos conducteurs peuvent être amenés à payer des péages pour circuler sur certaines routes. Une planification proactive des itinéraires peut vous aider à budgétiser ces dépenses, voire à réduire le nombre de routes à péage empruntées par les conducteurs.
Accidents, infractions et amendes constituent l'une des catégories de coûts les plus imprévisibles. L'importance de ce poste dépend en grande partie du comportement des conducteurs. La mise en place de programmes de sécurité pour les conducteurs et l'installation de technologies de surveillance à bord des véhicules peuvent contribuer à réduire la fréquence de ces incidents malheureux.
Le salaire des chauffeurs n'entre pas exactement dans la catégorie des coûts fixes ou variables liés aux véhicules de société, mais peut représenter jusqu'à 50 % du total des coûts d'exploitation. Celui-ci est plutôt considéré comme un coût semi-variable. En effet, la structure des salaires peut varier d'une entreprise à l'autre. Par exemple, si les chauffeurs perçoivent un salaire fixe, il sera plutôt considéré comme coût fixe. En revanche, s'ils sont rémunérés au kilomètre, la rémunération entre dans la catégorie des coûts variables. Par ailleurs, d'autres éléments du salaire tels que les heures supplémentaires ne sont pas aussi faciles à prévoir.
