Afin de dresser un budget et d'effectuer une analyse en bonne et due forme, il est conseillé de commencer par classer les dépenses de votre flotte dans l'une des deux catégories suivantes : coûts fixes et coûts variables. Les coûts fixes, parfois appelés frais généraux, sont des dépenses qui ne changent pas à court terme, que vos véhicules de société soient en circulation ou non. Il s’agit de coûts prévisibles, ce qui facilite leur budgétisation.
Quels sont les principaux coûts fixes liés à vos véhicules de société ? En voici un bref aperçu :
• Paiements relatifs à la location ou l'achat de véhicules : ils constituent la condition sine qua non de l'exploitation d'un parc automobile. Le financement des véhicules de société représente le principal coût fixe dans le budget d'une flotte. Cette catégorie correspond à 10 à 20 % du total des coûts d'exploitation d'un parc automobile, proportionnellement au volume d'activité.
• Assurance du véhicule : tout conducteur professionnel de véhicule utilitaire doit être assuré afin de pouvoir conduire légalement. L'assurance protège vos conducteurs, leurs véhicules et les autres usagers de la route.
• Décote : la vitesse de dépréciation d'un véhicule dépend de la qualité de l'entretien que vous lui apportez. Cependant, comme il s'agit d'une immobilisation, un certain pourcentage de sa valeur diminuera automatiquement chaque année. Vous pouvez calculer la décote en soustrayant la valeur finale estimée du prix d'achat, puis en divisant celle-ci par la durée pendant laquelle vous pensez que le véhicule restera opérationnel dans votre flotte.
• Licences et permis : pour conduire légalement un véhicule, l'entreprise et le conducteur doivent obtenir et renouveler des dizaines de licences et de permis, chacun d'entre eux étant assorti de taxes. On peut notamment citer, parmi d’autres, les permis de conduire commerciaux ou les permis de transport de matières dangereuses.
• Locaux administratifs : si vous disposez de bureaux, vous devez les inclure dans les coûts d'exploitation de votre parc automobile. Ces coûts comprennent d'autres dépenses fixes telles que les impôts fonciers (si vous êtes propriétaire du bâtiment), le loyer mensuel ou le remboursement d'un prêt, les fournitures de bureau et les factures de services publics.