Nous savons que la gestion de flotte est vitale pour les entreprises qui livrent leurs produits ou services par l’intermédiaire de leurs véhicules. Cela n'exclut pas les véhicules qui ne sont pas fournis par l’entreprise.
Les véhicules n’appartenant pas à l’entreprise mais étant utilisés à des fins professionnelles peuvent avoir été achetés lors d'un plan d'actionnariat salarié ou sont loués à titre privé ou bien même détenus directement par un salarié. Comme ils sont conduits à des fins professionnelles, ils deviennent la responsabilité de l'employeur (au moins pendant les heures de travail), ce qui rend leur gestion assez complexe. Souvent, les entreprises s’engagent dans l'exploitation de ce type de flotte sans réaliser qu'elles sont entièrement responsables de leur utilisation commerciale. Ces entreprises manquent aussi de conseils sur la façon de se protéger en respectant leurs obligations légales.
Quels sont les principaux points à prendre en compte si vos employés utilisent des véhicules qui ne sont pas fournis par votre entreprise ?
#1. Analysez votre flotte. Quand et pourquoi les employés utilisent-ils leur propre véhicule pour se rendre au travail ? Quels types de trajets font-ils ? L'utilisation de cette flotte est-elle justifiée et pratique pour l'entreprise ou existe-t-il de meilleures alternatives ? C'est probablement la première étape à franchir avant d'établir une politique pour ce type de flotte. Analyser les conditions dans lesquelles les véhicules de la flotte fonctionneront et le type d'activités pour lesquelles ces véhicules seront utilisés en dehors du travail pourrait contribuer à changer la configuration actuelle, peut-être même en faveur de solutions différentes.
#2. Vérifiez les alternatives possibles. Ce n'est que si vous avez le plein contrôle de ce qui est fait par votre équipe utilisant des véhicules n’appartenant pas à l’entreprise que vous pouvez décider de l'approuver ou d'opter pour une solution différente. La location pourrait être considérée comme étant plus préférable que l’utilisation des véhicules appartenant aux employés. En effet, les véhicules de location sont de plus en plus utilisés pour ce type de flotte et leurs informations sont plus facilement accessibles. La location destinée à l'usage professionnel provient généralement d'entreprises de gestion de flotte qui sont de véritables experts dans ce domaine.
#3. Assurez-vous de faire vérifier les véhicules. L'un des aspects les plus difficiles de la gestion d'une flotte de véhicules n’appartenant pas à l’entreprise est de les surveiller. Comme ces véhicules peuvent appartenir à des employés, ils sont généralement plus vieux que les véhicules habituels de l'entreprise. Il est donc plus difficile de s'assurer que les vérifications sont effectuées assidûment ou qu'ils disposent d’un équipement de sécurité approprié. Une politique de flotte peut aider à établir les tâches à faire et inciter les conducteurs à effectuer des contrôles de sécurité et des contrôles légaux.
#4. Les employés doivent être considérés comme les moteurs de l'entreprise. Les employés utilisant des véhicules n’appartenant pas à l’entreprise doivent, comme les conducteurs de l’entreprise, fournir une preuve de leur permis, faire examiner leur vue régulièrement etc. De plus, ils devront fournir les coordonnées de l'assurance et de l'assistance en cas de panne, étant donné que, dans certains cas, ils sont propriétaires des véhicules. Et comme le personnel de l'entreprise, ils devront être intégrés dans les politiques et les pratiques de sécurité de la flotte, et leur niveau de risque devra être évalué et géré.