La gestion des notes de frais professionnelles est un élément crucial dans l’optimisation des coûts ainsi que dans l’amélioration de l’efficacité des entreprises. Qu’il s’agisse de véhicules de société, de voitures de fonction ou encore de modes de mobilité douce, une organisation rigoureuse des notes de frais permet d’effectuer un suivi des dépenses précis mais aussi d’accélérer les remboursements. Néanmoins, cette gestion présente des défis importants, comme par exemple le besoin d’éviter les erreurs et les doublons dans les factures. Un système efficace est indispensable pour garantir la transparence financière, mais aussi pour réduire les retards ainsi que pour éviter les complications comptables, tout en proposant une gestion fluide et rapide des frais.
Ces frais professionnels liés aux flottes de véhicules comprennent plusieurs types de coûts associés à l’utilisation et à la gestion des véhicules d’entreprises. Parmi eux, on retrouve le carburant, l’entretien et l’assurance des véhicules. À cela s’ajoutent les taxes de gestion de la flotte, comme les taxes sur les véhicules de société et les bonus/malus écologiques, ainsi que les coûts liés à la carte grise.
La gestion des notes de frais présente plusieurs défis de taille pour les entreprises. Parmi les problèmes courants, on retrouve les notes de frais incomplètes et les justificatifs manquants, ce qui complique le processus de remboursement et peut entraîner des erreurs. Qui plus est, la perte de documents au format papier et les erreurs récurrentes sur les formulaires augmentent considérablement la charge de travail. Ces difficultés compliquent le processus de remboursement et provoquent des coûts supplémentaires. Afin d’améliorer l’efficacité, il est nécessaire d’adopter des solutions numériques qui permettent de faciliter la gestion des notes de frais, de réduire les erreurs et d’optimiser les coûts associés à cette tâche.
Pour gérer efficacement les frais professionnels, il est recommandé d’utiliser des logiciels dédiés qui automatisent ce processus. Ces outils permettent alors aux employés de saisir leurs notes de frais directement à travers une plateforme, ce qui simplifie la collecte et le traitement des données. Ces logiciels incluent la plupart du temps des fonctions comme la capture de justificatifs via des applications mobiles et le respect automatique des politiques internes de l’entreprise en question. Grâce à cette automatisation, les entreprises diminuent leurs coûts administratifs et garantissent une conformité aux normes fiscales et comptables. Les entreprises améliorent alors leur efficacité opérationnelle en intégrant ces solutions.
Dans le but d'offrir toujours plus de services à nos clients et de possibilités pour mieux gérer leur flotte et dépenses associées, Transpoco est heureux d'annoncer son Partenariat avec N2F, solutions de gestion des notes de frais. Nous espérons que ce partenariat aidera nos actuels et futurs clients à répondre aux problématiques quotidiennes d'optimisation des coûts de fonctionnement de leurs flottes.
N2JSoft, fintech spécialisée en dématérialisation des processus administratifs depuis 2015, est éditrice des solutions N2F – Notes de frais et cartes bancaires et N2F – Factures fournisseurs.
Disponibles sur desktop et mobiles, ces solutions sont 100% françaises et optimisent déjà les frais professionnels de plus de 15 000 entités (associations, PME, ETI et grands groupes) dans 86 pays et 11 langues. Innovantes et souples, elles se connectent à l’écosystème technique des entreprises, y compris à plus de 300 logiciels comptables.