La gestion des coûts de flotte est une source de pression considérable pour les gestionnaires de flotte, qu’ils soit jeunes ou expérimentés et qu’ils gèrent une petite ou une grande entreprise. Parfois, surtout dans les PME, c’est un rôle dont les directeurs ou les gérants doivent s’acquitter en plus de toutes leurs autres responsabilités.
Exploiter une entreprise dotée d’une flotte est très cher puisque la flotte se classe généralement dans l'une des cinq premières catégories de dépenses non liées aux produits pour la plupart des entreprises. Mais parfois, la solution la plus rapide est de contrôler ses coûts à la fin, bien que ce ne soit pas forcément la meilleure idée. Contrôler ses coûts avant qu’ils n'arrivent devrait être l’option à privilégier. Dans cet esprit, les entreprises devraient établir des procédures et des politiques qui protègent les biens, évitent les dépenses et éventuellement, qui suivent les meilleures pratiques de gestion de flotte en terme de sécurité et de maintenance.
Voici les façons dont une politique de flotte aide à contrôler les coûts :
L'instauration d’une politique de flotte est un moyen supplémentaire et très efficace de contrôler ses dépenses et d’éviter les comportements inefficaces tout en appliquant une politique mise à jour pour les conducteurs et l’entreprise. Une politique ne doit pas être oubliée mais être partagée avec tous les employés, et tout le monde devrait connaître les règles applicables aux différents éléments. La politique devrait être revue et retravaillée au moins une fois par an pour refléter tout changement possible dans l’organisation. Au cours de la révision, le contenu désuet devrait être éliminé et les employés devraient avoir l’opportunité d’exprimer leur opinion à ce sujet.
Tous les départements impliqués dans la gestion de flotte devraient également être impliqués dans la création de la politique. De cette façon, vous pouvez vous assurer que la politique inclut tous les points nécessaires et que chacun la soutiendra en même temps. Il est important que les gestionnaires de flotte bénéficient du soutien de la haute direction, mais aussi que d'autres services y participent.
Ce n’est pas parce que votre entreprise dispose d'une politique de flotte documentée que les conducteurs la suivent. La communication de la politique de flotte n'est pas un événement ponctuel. Les gestionnaires de flotte ont la responsabilité de la promouvoir. Pour s’assurer qu’elle reste au premier plan dans l’esprit des conducteurs, de nombreuses entreprises insistent sur la nécessité de le leur rappeler régulièrement. Lorsque la politique est constamment rappelée, vous passez moins de temps à discipliner les conducteurs pour leurs infractions au règlement.
Aucune politique ne peut anticiper toutes les possibilités. Il est primordial d’être cohérent avec la gestion des conducteurs assignés aux véhicules et aux différents emplacements. Pour ce faire, il est essentiel que la haute direction donne au gestionnaire de flotte le pouvoir nécessaire pour adresser les infractions commises par le conducteur et les traiter avec le département en charge des véhicules. Cela contribuera grandement à réduire, voire à éliminer les problèmes d'infraction des conducteurs.
Les politiques de flotte contrôlent non seulement les dépenses mais jouent aussi un rôle primordial dans le contrôle des coûts de flotte. Elles protègent également votre entreprise contre les risques éventuels. 
