La gestion de flotte est partie intégrante de certaines industries , mais pas uniquement en capacité de transport ou de logistique ; cet outil peut être utilisé facilement partout où un véhicule est nécessaire pour exécuter une tâche ou fournir un service, que ce soit pour une entreprise privée ou un organisme public.
Selon le type d'entreprise (publique ou privée, par exemple), la taille de la flotte (un véhicule, 10 véhicules, ou une grosse flotte de centaines ou même de milliers de véhicules) ; les tâches à accomplir ou le type de véhicule et sa dimension, vous avez trois possibilités : gérer votre flotte vous-même, avoir un département de gestion interne ou bien externaliser cette activité .
Mais quels sont les avantages et les inconvénients de chaque méthode ? Il n'y a pas de meilleure ou de pire solution, ce qu’il faut c’est trouver la méthode la plus adaptée aux besoins de votre flotte :
1. L'approche Do It Yourself peut ne pas sembler ordinaire, mais en réalité la plupart des petites entreprises du milieu n’utilisent pas de gestionnaire de flotte en tant que tel. Cela ne signifie pas pour autant qu'il n'y ait qu’une seule personne dans la société et que cette personne est le propriétaire, mais plutôt que le propriétaire est aussi le gestionnaire de flotte ; il n’a peut-être pas le titre de gestionnaire de flotte, mais de toute évidence il remplit les fonctions de ce métier.
Dans ces cas-ci les petites entreprises ont des ressources limitées, et ne peuvent peut-être pas embaucher un gestionnaire de flotte mais il y a tout de même une solution : la technologie est là pour vous aider. L'un des plus gros problèmes pour le patron/gestionnaire de flotte est de suivre les données des opérations de la flotte et de ses coûts sans avoir à consacrer tout son temps dans la création de fiches de calcul qui permettent d'interpréter ces données en vue d’une prise de décisions. En raison de l'absence d’indicateurs de performance de leur flotte, certains “gestionnaires DIY” se voient contraints de retarder des décisions telles que le remplacement des actifs, car ils n'ont pas de visibilité sur leur performance.
2. L'approche interne , c’est-à-dire avoir un service interne dirigé par un gestionnaire de flotte , peut aussi être une bonne option en fonction de la taille et de la portée de votre entreprise. Ce type de service permet aux chefs d'entreprise d’être sûrs qu'il n’y a pas de conflit d'intérêt externe avec l'entreprise. Et avec le temps, le gestionnaires de flotte devient extrêmement familier avec l'entreprise ; il peut identifier certaines lacunes au sein de l’organisme et les traiter directement avec les conducteurs et autres employés . En opérant au sein de l'entreprise, un gestionnaire de flotte peut mieux et plus vite comprendre si certaines actions ou politiques de flotte auront un impact sur vos clients, ou sur d'autres aspects de votre entreprise, à la différence d’une personne étrangère à l’entreprise.
3. L’externalisation , malgré l’indéniable avantage d'avoir quelqu'un à l’intérieur de l’entreprise, est une excellente option dans certains scénarios. Externaliser la gestion de votre flotte pourrait permettre à votre entreprise de consacrer plus de temps à des tâches à haute valeur ajouté e ainsi que de bénéficier de l'aide d’experts objectifs qui ne sont pas cantonnés à une seule fonction et ne sont pas influencés par des facteurs internes.
Pour certaines entreprises, choisir d’externaliser est un moyen d’oublier la conformité administrative : devoir prouver que votre activité est conforme , que ce soit verbalement ou contractuellement ainsi que la quantité de paperasse sont des charges de travail suffisamment lourdes pour décider de les déléguer et de considérer sérieusement l’option d’externalisation.
Alors que l'externalisation peut parfois être recommandée dans le cas où vous avez des coûts excessifs causés par une mauvaise gestion, ou si vous avez une charge de travail éprouvante qui vous empêche de progresser ou même de remplir des tâches quotidiennes, ce vieil adage s'applique : in medio stat virtus, en outre il faut trouver le juste milieu. Une combinaison des différentes méthodes pourrait en fait être la meilleure option. Notre logiciel SynX est adapté à chacune de ces trois méthodes puisqu’il garantit une communication et une visibilité totale entre les ressources internes et externes.
Quelles sont vos expériences personnelles avec l'externalisation, la gestion interne de flotte et la méthode DIY ? Quelle est la meilleure option pour chaque type d'entreprise, selon vous ?