La charte de véhicules et les procédures afférentes ne peuvent être dissociées de leur implémentation : si l’idée en soi d’introduire des politiques de flottes est bonne, une mise en place intelligente et en douceur est essentielle.
Les politiques et les procédures liées à la gestion de flotte ainsi que la formation des conducteurs peuvent être vues comme de la paperasse inutile. En vérité, elles aident de bien des façons en maintenant les véhicules en bon état, les conducteurs et autres usagers de la route en sécurité tout en diminuant la consommation de carburant.
Maintenant que nous savons à quel point ces politiques de flotte sont essentielles, comment assurer un process qui soit approuvé par tous et qui améliore la performance globale de la flotte ?
Voici quelques suggestions pour vous aider à implémenter en douceur toute nouvelle politique de flotte. Vos commentaires sont les bienvenus !
- Ouverture et diffusion
Si vous avez décidé de mettre en place un nouveau process ou une nouvelle charte de véhicules par exemple, vous devez être ouvert à ce sujet avec votre équipe. Pensez à leur fournir les éléments-clés tels les raisons de l’introduction de la nouvelle politique, du nouveau process ou du nouvel outil, mais aussi quels seront les changements à prévoir ainsi que les conséquences pour votre équipe. Plusieurs personnes et domaines seront impliqués, pensez à considérer tous les aspects et soyez transparents afin de recevoir leur soutien ainsi que leur précieux retours. Cela aidera à faire une transition en douceur car tout le monde sera conscient des changements.
- Formation
Une fois que chacun s’est familiarisé avec les éléments et le calendrier d’implémentation de la politique ou du process, pensez à informer les personnes de l’impact au quotidien en faisant une simulation. Il ne s’agit pas simplement de lire les process mais aussi de les tester afin de récolter des retours et de s’assurer que toutes les particularités du process soient bien comprises. Si vous utilisez un outil électronique pour vos activités, voyez comment cela impactera la conduite et la répartition des véhicules, regardez si votre équipe a toutes les clés en main pour s’assurer du respect des nouvelles procédures ou de la nouvelle charte de véhicules. Vérifiez tous les éléments ayant un impact sur la sécurité, la consommation de carburant, la conformité, etc.
- Pensée positive : se concentrer sur les bénéfices pour chacun
La mise en place de nouveaux process ne se fait jamais sans une certaine résistance de la part des employés, beaucoup de gens étant réticents à adopter les innovations. Il est important de promouvoir les avantages des nouvelles actions que vous mettrez en place. Ne vous en faites pas, nous avons quelques exemples concrets - si vous souhaitez commencer à utiliser la technologie pour effectuer les suivis de vos véhicules, vous pouvez présenter quelques-uns de ses avantages :
- Les conducteurs gagneront du temps lors des vérifications des véhicules
- Les process sont plus pratiques et font gagner du temps lorsqu’ils ne sont plus faits par papier, tout en diminuant le risque d’erreur
- La sécurité est accrue
- La productivité s’améliore
- La conformité aux lois et règles de sécurité se fait avec moins de ressources et moins de pression pour chacun
