Une car policy est un outil indispensable pour la gestion d’une flotte automobile. Une réglementation stricte sur l'utilisation des véhicules de fonction en conformité avec les obligations fiscales, environnementales et économiques fait partie intégrante de la politique automobile d'une entreprise. Étant donné que les dépenses des flottes sont de plus en plus élevées, il est crucial pour tout gestionnaire de mettre en place une car policy bien définie afin de réduire ses coûts et réduire son TCO. Le renouvellement est assuré par de nouvelles normes et moteurs, ce qui permet aux entreprises de satisfaire les demandes des employés tout en atteignant les objectifs stratégiques.
Premièrement, il est nécessaire de fixer les critères d’attribution des voitures dans celle-ci : qui peut bénéficier de tel ou tel véhicule. Il en va de même pour les zones géographiques et nombre de kilomètres à effectuer, en tenant toutefois compte des critères locaux comme les ZFE. La budgétisation de carburant — y compris véhicules électriques et hybrides — doit être sévère pour minimiser le TCO. Le protocole de sécurité se doit également d'être strict pour n'avoir aucun problème avec ses employés. De plus, il est nécessaire d'encadrer le plus possible le choix de la marque et du modèle, du leasing ou de l'achat.
Avoir une bonne car policy est synonyme d’un levier puissant pour optimiser le TCO. En choisissant des véhicules à faible émission de CO2 (comme des modèles électriques ou hybrides), les entreprises ont la possibilité de réduire significativement les coûts de carburant ainsi que les taxes associées. Même si l’électrification de la flotte est plus onéreuse à l’achat, elle offre un TCO souvent bien plus favorable en raison des économies sur l’énergie et des valeurs résiduelles élevées. Qui plus est, une car policy claire simplifie la gestion du parc grâce à la standardisation des processus et permet ainsi aux gestionnaires de mieux anticiper les coûts, de faire un suivi des évolutions fiscales et réglementaires, et de maintenir à jour leurs catalogues. Cette optimisation permet de limiter les erreurs et les coûts imprévus en offrant une cohérence dans le choix des véhicules et leur utilisation. Elle est aussi un bon moyen de communiquer avec les conducteurs et permet donc d´améliorer leur acceptation de la nouvelle réglementation et technologie.
La car policy est donc un outil stratégique indispensable pour toute entreprise. Grâce à cela, les entreprises peuvent gérer leur parc automobile de manière efficace tout en optimisant les dépenses. Il est crucial de définir des règles pour attribuer les véhicules, de définir les critères géographiques et kilométriques, ainsi que de gérer le budget carburant afin de mettre en place une politique automobile cohérente. En incorporant des critères de sécurité, les gestionnaires garantissent la sécurité des employés, ce qui renforce la responsabilité de l'entreprise. Une stratégie automobile réfléchie permet de réduire les frais d'entretien en choisissant des véhicules adaptés et en simplifiant la gestion de la flotte. Utiliser un logiciel de gestion de flotte peut s’avérer particulièrement bénéfique au moment de suivre l’utilisation des véhicules, leur consommation, et les coûts de maintenance. Sachant qu’il faut impérativement réviser régulièrement la car policy pour que cette dernière s’ajuste aux évolutions fiscales, réglementaires et aux nouvelles exigences du marché, ces outils numériques peuvent le faciliter.
