Constamment à la recherche des meilleures performances, des coûts les plus faibles, tout en respectant la législation, la sécurité et les politiques environnementales, et bien-sûr en dirigeant toute une flotte de véhicules avec son équipe de conducteurs…
Le responsable de flotte serait enclin aux erreurs, notamment sous la pression et les contraintes de temps. C’est à ce moment qu’un bon manager va montrer ses compétences. Même dans une situation difficile, il saura prendre la bonne décision pour sa flotte de véhicules et même étendre son activité. La technologie peut d’ailleurs être une aide précieuse.
Le but de cet article est de rappeler les erreurs à éviter lorsqu’il s’agit d’évaluer sa stratégie de gestion de flotte, et de proposer quelques conseils pour surmonter différents challenges.
#1 - Ne pas avoir accès aux données sur l’activité de votre flotte
Toutes les flottes de fonctionnent pas de la même façon, mais elles auront toujours un point en commun: Il est indispensable pour un gestionnaire de garder un oeil sur tous les aspects de sa flotte, et de mettre en place des procédures bien définies à chaque étape. Carburant, sécurité, maintenance: si vous accédez à toutes les informations relatives à ces domaines, vous pouvez aisement prendre les bonnes décisions ou revoir votre position si besoin. Si, en revanche, vous ne possédez que des données basiques, le minimum syndical comparé à d’autres flottes, voire pas de données du tout, vous passez sûrement à côté d’opportunités et d’importantes économies.
#2 - Etre vague et distant avec les conducteurs
La partie “relations humaines” avec les conducteurs peut sembler déplaisante pour certains responsables de flottes. A tel point qu’ils évitent la communication directe, mettent en place des règles de façon désorganisée… Ce qui, bien-sûr, instaure un climat hostile et irrespectueux entre la direction et les employés.
Il est important de mettre en place une politique de flotte générale et complète, et de la promouvoir en valorisant les bons éléments de votre équipe, mais aussi en expliquant en toute transparence les conséquences pour les conducteurs qui ne respecteraient pas les règles. C’est une des clés pour encourager votre équipe à cultiver un style de conduite plus sûre.
#3 - Adopter une approche “réactive” concernant la sécurité
C’est certainement l’une des méthodes à éviter à tout prix, car vous exposeriez votre entreprise, vos conducteurs et les autres usagers de la route à des risques importants. Si vous ne possédez pas de système permettant une estimation des risques, de vérifier la sécurité et le style de conduite de votre équipe, votre entreprise pourrait être responsable d’accidents, causer du tort (dans le meilleur des cas), ou encore engager votre permission d’exercer… Cela pourrait même vous coûter votre poste, en situation extrême.
#4 - Un programme de maintenance compliqué
Une bonne maintenance engendre inévitablement de nombreux rendez-vous pour l’entretien des véhicules, l’assurance, et par conséquent de nombreux documents administratifs qui se retrouveront probablement dans des dossiers différents… Toutes ces contraintes peuvent être décourageantes pour un responsable de flotte, et il serait tentant de mettre la maintenance de côté, mais aussi dangereux!
Au lieu de cela, utilisez un moyen de centraliser toutes ces informations, comme un logiciel de gestion de flotte, tel que SynX. Vous accéderez ainsi en toute simplicité et en toute liberté aux informations et évènements relatifs à la maintenance de vos véhicules, et assurerez la sécurité de vos conducteurs et le bon état de vos véhicules.